Digitalisierung der Bundeswohnbaufonds

Tausende Akten, handschriftliche Vermerke, fragile Baupläne – über Jahrzehnte hinweg wurde die Wohnbauförderung durch die Bundeswohnbaufonds rein analog dokumentiert. Diese Informationen sind bis heute von großer rechtlicher Bedeutung, etwa für die Mietzinsbildung in Österreich. Die Fonds werden vom Bundesministerium für Wirtschaft, Energie und Tourismus (BMWET, ehemals BMAW) verwaltet, das als einzige Stelle in Österreich Auskünfte über Förderungen erteilt. Doch bislang mussten diese Informationen händisch über Karteikarten, Archivgänge und aufwändige Sichtung der Papierakten ermittelt werden – bei mehreren Tausend Anfragen pro Jahr eine enorme Belastung für Verwaltung und Material. Zugleich drohte ein fortschreitender Substanzverlust der historischen Dokumente – ein Risiko, dem das Projekt aktiv entgegenwirkt. Mit dem Projekt zur Digitalisierung der Bundeswohnbaufonds zeigt das BMWET gemeinsam mit dem Bundeskanzleramt und dem Bundesrechenzentrum, wie durch ressortübergreifende Zusammenarbeit und technologische Innovation Verwaltungsmodernisierung konkret gelingen kann.

Ziel des Projektes ist es, rund 20.000 analoge Bauakten in ein OCR-fähiges durchsuchbares, elektronisches Langzeitformat zu überführen. Die Digitalisate werden nach dem Scannen vollständig automatisiert in zwei eigens angepasste Anwendungen eingelesen: Der Goobi-Workflow unterstützt die Verwaltung und Bearbeitung der Akten im Hintergrund, während der Goobi-Viewer eine schnelle, strukturierte Sichtung der Akten zur Beantwortung von Anfragen ermöglicht. Dieses automatisierte Einlesen ist das innovativste Element des Projekts – es ersetzt den früheren manuellen Aufwand und sorgt für eine nahtlose, medienbruchfreie Integration der Daten in das neue System.

Ein zentrales Element des Projekts ist die digitale Erfassung sogenannter Metadaten – also grundlegender Informationen wie der Geschäftszahl, dem Bundesland und der Adresse, die jedem Akt zugeordnet werden. Diese Daten bilden die Basis für eine gezielte und schnelle Suche innerhalb der Anwendungen. In Kombination mit der benutzerfreundlichen Oberfläche des Goobi-Viewers können Sachbearbeiter*innen Anfragen jetzt nicht nur deutlich effizienter beantworten, sondern auch ortsunabhängig darauf zugreifen – ob im Büro oder im Homeoffice. Damit wird ein bisher papiergebundener Prozess zu einem flexiblen, digitalen Arbeitsablauf mit Zukunft.

Schon heute entlasten die beiden Anwendungen die Verwaltung deutlich und verkürzt Bearbeitungszeiten für jährlich über 4.000 Anfragen. Sie ermöglichen strukturierte Recherche, intuitive Nutzung und ortsunabhängigen Zugriff – und bilden damit das Fundament für einen modernen, digitalen Verwaltungsalltag. Doch das Projekt geht noch weiter: Geplant ist die Erweiterung durch ein Web-Portal, über das Bürger*innen, Gerichte und Behörden künftig selbstständig recherchieren können, ob eine bestimmte Liegenschaft historisch gefördert wurde – ein innovativer Schritt hin zu mehr Transparenz, Bürgernähe und digitaler Souveränität im Verwaltungsbereich.

Die Digitalisierung der Bundeswohnbaufonds steht exemplarisch für die Verbindung von strategischer Steuerung, digitaler Transformation und dem intelligenten Einsatz bestehender Ressourcen – ein Modellprojekt für moderne, effiziente und zukunftsorientierte Verwaltung in Österreich.